Gästenachrichten automatisieren

Die fünf Nachrichten, die jede Buchung braucht — mit den richtigen Zeitpunkten, Platzhaltern und Vorlagentexten für Smoobu.

Warum Messaging-Automatisierung der wichtigste Einrichtungsschritt ist

Die meisten negativen Bewertungen entstehen nicht durch die Unterkunft selbst, sondern durch Kommunikationslücken: der Gast weiß nicht, wie er reinkommt; der Code kommt zu spät; es gibt keine Check-out-Erinnerung. Smoobu kann all das automatisch lösen — aber nur, wenn du die Vorlagen einmal sauber einrichtest. Das braucht etwa 45 Minuten und spart danach Stunden pro Woche.

Wo die Vorlagen in Smoobu zu finden sind

  1. Öffne Smoobu → linkes Menü → Automatisierung → Nachrichten.
  2. Du siehst eine Liste aller vorhandenen Vorlagen. Oben rechts kannst du neue hinzufügen.
  3. Jede Vorlage hat: Betreff, Nachrichtentext, Auslöser (z. B. "X Tage vor Check-in"), Unterkunft (oder "alle") und Kanal (Airbnb, Booking.com, alle).
  4. Klicke auf "Variable einfügen" im Texteditor, um Platzhalter wie Gastname, Check-in-Uhrzeit oder Zugangscode einzufügen — nie manuell eintippen.
Kanal-Sperre beachten: Airbnb-Buchungen müssen über das Airbnb-Nachrichtensystem laufen — Smoobu sendet dort als dein Proxy. Bei Direktbuchungen und Booking.com kommt die Nachricht von deiner konfigurierten Absender-E-Mail. Stelle sicher, dass in Smoobu → Einstellungen → E-Mail eine Absenderadresse hinterlegt ist.

Die fünf Kernvorlagen

1

Buchungsbestätigung

Sofort nach Buchung

Bestätigt die Buchung, gibt dem Gast Sicherheit und setzt den Ton für die Kommunikation. Nicht zu lang — der Gast will zuerst nur wissen, dass die Buchung wirklich da ist.

Hallo {{guest_firstname}},

vielen Dank für deine Buchung! Ich freue mich auf deinen Aufenthalt in {{apartment_name}}.

Anreise: {{checkin_date}} ab {{checkin_time}} Uhr
Abreise: {{checkout_date}} bis {{checkout_time}} Uhr

Etwa 72 Stunden vor Anreise erhältst du eine separate Nachricht mit der Check-in-Anleitung und dem Zugangscode.

Bis bald,
{{host_name}}
{{guest_firstname}}{{checkin_date}}{{checkout_date}}{{apartment_name}}
2

Voranreisemeldung mit Zugangscode

72 Stunden vor Check-in

Der wichtigste Zeitpunkt. Zu früh (7+ Tage vorher) und der Code geht unter. Zu spät (12h vorher) und der Gast ist vielleicht schon unterwegs ohne WLAN. 72 Stunden ist der Sweet Spot: nah genug um aufmerksam zu sein, früh genug um Rückfragen zu beantworten.

Hallo {{guest_firstname}},

du reist bald an — hier ist alles, was du für den Check-in brauchst.

Adresse: {{apartment_address}}
Anreise ab: {{checkin_time}} Uhr am {{checkin_date}}
Zugangscode: {{access_code}}

Der Code gilt vom Check-in bis zum Check-out und wird direkt am Türschloss/Keypad eingegeben. Keine App notwendig.

[Hier deine WLAN-Daten, Parkinformationen, Hausregeln etc.]

Meld dich gerne, wenn du Fragen hast.
{{host_name}}
{{guest_firstname}}{{access_code}}{{checkin_date}}{{checkin_time}}{{apartment_address}}
3

Check-in-Bestätigung

2 Stunden nach Check-in-Zeit

Kurze Nachricht am Anreisetag: alles okay? Gibt dem Gast eine niedrigschwellige Möglichkeit, Probleme zu melden, bevor sie zu negativen Bewertungen werden. Optional, aber der ROI ist hoch.

Hallo {{guest_firstname}},

hoffentlich bist du gut angekommen! Ist alles zur Unterkunft in {{apartment_name}} okay?

Bei Fragen oder wenn etwas fehlt, meld dich einfach.

{{host_name}}
{{guest_firstname}}{{apartment_name}}
4

Check-out-Erinnerung

Abend vor Check-out (oder 10 Stunden vorher)

Erinnerung an Check-out-Zeit und -Ablauf. Reduziert verspätete Check-outs und fehlende Schlüsselrückgaben bei Setups ohne Smart Lock.

Hallo {{guest_firstname}},

nur kurz zur Erinnerung: Morgen, am {{checkout_date}}, ist Abreise bis {{checkout_time}} Uhr.

[Deine Check-out-Anleitung: Schloss verriegeln, Schlüssel zurücklassen, Fenster schließen etc.]

Ich hoffe, du hattest einen schönen Aufenthalt!
{{host_name}}
{{guest_firstname}}{{checkout_date}}{{checkout_time}}
5

Bewertungsanfrage

24–48 Stunden nach Check-out

Der Zeitpunkt ist entscheidend: zu früh (sofort nach Check-out) wirkt aufdringlich. 24–48 Stunden ist optimal — der Gast ist zuhause, entspannt, und die positiven Erinnerungen sind noch frisch. Auf Airbnb werden Bewertungen erst nach gegenseitiger Abgabe sichtbar, also ist der Ton hier wichtiger als der Direktlink.

Hallo {{guest_firstname}},

schön, dass du in {{apartment_name}} warst! Ich hoffe, es hat dir gefallen.

Wenn du möchtest, würde ich mich über eine Bewertung sehr freuen — das hilft anderen Gästen bei der Entscheidung und gibt mir wertvolles Feedback.

Herzliche Grüße,
{{host_name}}
{{guest_firstname}}{{apartment_name}}

Bewertungsanfragen: Timing und Taktik

Der häufigste Fehler ist das Timing. Sofort nach dem Check-out wirkt die Anfrage wie automatischer Druck. Drei Wochen später ist der Aufenthalt verblasst. 24–48 Stunden ist das Fenster: Gäste sind zuhause, entspannt, die positiven Erinnerungen noch frisch.

Auf Airbnb sind Bewertungen versteckt, bis beide Seiten abgegeben haben — oder 14 Tage vergangen sind. Wer zuerst bewertet, löst beim Gast einen Gegenzug aus. Auf eine Gästebewertung zu warten kostet Abschlussquoten.

Einmal fragen. Nicht zweimal. Eine Erinnerungsmail wirkt wie Druck — und Druck ist der schnellste Weg zu einer defensiven Bewertung.

Direktbuchungen und Booking.com

Diese Plattformen haben keinen eingebauten Bewertungsfluss. Deine Nachricht nach dem Aufenthalt ist der einzige Anstoß. Ein Detail aus dem Aufenthalt macht den Unterschied zwischen einer Nachricht, die gelesen wird, und einer, die gelöscht wird.

Häufige Probleme

Nachrichten werden nicht an Airbnb-Gäste gesendet

Airbnb-Nachrichten über Smoobu erfordern, dass Smoobu als autorisierter Messaging-Sender in deinem Airbnb-Konto eingetragen ist. Prüfe: Smoobu → Einstellungen → Kanäle → Airbnb → "Messaging aktiviert". Wenn die Option fehlt oder deaktiviert ist, muss die Airbnb-Verbindung neu autorisiert werden.

Gast erhält keine Voranreisemeldung — obwohl Vorlage eingerichtet ist

Häufige Ursachen: (1) Die Vorlage ist auf eine bestimmte Unterkunft eingeschränkt, aber die Buchung läuft über eine andere. Stelle den Filter auf "Alle Unterkünfte". (2) Die Buchung wurde nach dem Auslösezeitpunkt erstellt (z. B. kurzfristig gebucht, 24h vor Check-in). Smoobu löst keinen bereits vergangenen Auslöser rückwirkend aus — für Kurzfristbuchungen eine separate Vorlage mit "sofort" oder "1 Stunde nach Buchung" erstellen. (3) Der Auslöser ist auf "Uhrzeitpunkt" gesetzt, aber die Check-in-Zeit ist in Smoobu nicht hinterlegt.

Zugangscode-Platzhalter erscheint leer in gesendeter Nachricht

Der Platzhalter {{access_code}} gibt nur Werte aus, wenn der Zugangscode vor dem Versandzeitpunkt generiert wurde. Wenn das Schloss bei der Buchung offline war, fehlt der Code. Lösung: Prüfe in der Buchung unter "Smart Lock" ob ein Code vorhanden ist. Wenn nicht, nach Wiederherstellung der Verbindung "Code neu generieren" und die Nachricht manuell senden.

Ich möchte verschiedene Vorlagen für verschiedene Kanäle

Smoobu unterstützt kanalspezifische Vorlagen. Beim Erstellen einer Vorlage kannst du unter "Kanal" Airbnb, Booking.com, Smoobu Direct oder "alle Kanäle" wählen. Erstelle z. B. eine Vorlage nur für Direktbuchungen (mit Kontonummer für Überweisungen) und eine separate für OTAs (ohne Zahlungsinfo).

Du willst das ganze Messaging-System einmal sauber aufsetzen? Ich helfe gerne beim Setup — besonders wenn du Smart Lock und Nachrichten-Automatisierung kombinieren möchtest.

Kontakt aufnehmen → → Smart Lock & Nuki einrichten

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