Reinigungskraft automatisch auf dem Laufenden halten

Das Problem, das jeden Smoobu-Host trifft

Smoobu synchronisiert deine Kanäle einwandfrei. Aber wenn eine Buchung eingeht, muss deine Reinigungskraft trotzdem wissen: wann sie erscheinen soll, wie viele Gäste kommen, ob ein Hund dabei ist, ob das Kinderbett aufgestellt werden muss.

Die meisten Hosts lösen das per WhatsApp-Nachricht oder manuellem Kalender-Update. Das funktioniert bei einer Unterkunft. Ab zwei bricht es zusammen. Und richtig schlimm wird es, wenn ein Gast zwei Stunden vor dem Check-in storniert und du vergisst, die Reinigungskraft zu informieren.

Es gibt drei Ansätze, jeder für eine andere Größenordnung geeignet:

Smoobus eingebautes Reinigerkonto

Smoobu enthält einen Nur-Lesen-Reinigerzugang. Du erstellst ein Reinigerkonto unter Einstellungen → Nutzer → Nutzer hinzufügen → Rolle: Reinigung. Deine Reinigungskraft meldet sich in der Smoobu-App an und sieht den Unterkunftskalender mit Ein- und Auszugsterminen.

Als erster Schritt funktioniert das gut. Die Reinigungskraft sieht Stornierungen (die Buchung verschwindet einfach aus dem Kalender) und kann die kommenden Wochen vom Handy aus einsehen. Die Einschränkungen:

• Keine Haustier- oder Kleinkind-Hinweise — eine Reinigungskraft, die „3 Gäste" sieht, weiß nicht, dass auch ein Hund dabei ist
• Keine benutzerdefinierte Notizenspalte — es gibt keinen Platz für Hinweise wie „Langzeitaufenthalt, Handtuchvorrat prüfen"
• Keine Buchhaltungsansicht — der Kalender ist ein Kalender, kein Finanzregister
• Setzt voraus, dass die Reinigungskraft die Smoobu-App aktiv prüft — WhatsApp macht einen aktiv auf etwas aufmerksam; die App nicht

Google Sheets: die kostenlose Lösung, die bis zu ~10 Unterkünfte skaliert

Die praktische Alternative ist eine Google-Tabelle, die über die Smoobu API verbunden ist. Das Skript ruft täglich deine Buchungen ab und schreibt eine Zeile pro Buchung mit:

• Check-in-Datum und -Uhrzeit — aus Smoobus Buchungsdaten
• Check-out-Datum — für die Übergabeplanung
• Gästeanzahl — Gesamtgäste aus der Buchung
• Haustier-Kennzeichnung — abgeleitet aus Smoobus benutzerdefiniertem Feld oder Gästenachricht-Scan (konfigurierbar)
• Kleinkind-Kennzeichnung — selber Ansatz wie bei der Haustier-Kennzeichnung
• Notizen — manuelle Spalte für Host-Notizen, aus Buchungsnotizen vorausgefüllt falls gesetzt
• Auszahlung / OTA-Gebühr — für die Buchhaltungsansicht (separater Tab)

Deine Reinigungskraft bekommt einen Nur-Ansicht-Link zur Tabelle. Sie speichert ihn als Lesezeichen. Keine App zu installieren, kein Konto zu erstellen. Wenn eine Stornierung eingeht und das Skript läuft, verschwindet die Zeile. Wenn eine neue Buchung eingeht, erscheint eine Zeile.

Die vollständige Einrichtung — API-Schlüssel, CONFIG-Block, wie das Apps Script installiert wird, welche Spalten aktiviert werden — findest du im technischen Begleitleitfaden: Smoobu → Google Sheets: das vollständige Synchronisationsskript. Er erklärt alles, einschließlich wie man einen zweiten Unterkunfts-Tab hinzufügt und wie man die Buchhaltungsansicht einrichtet.

Wann es sich lohnt, für Turno zu bezahlen

Turno (früher TurnoverBnB) ist eine Reinigungsmanagement-Plattform, die speziell für STR entwickelt wurde. Sie integriert sich mit Smoobu, weist Reinigungskräfte automatisch pro Buchung zu, beinhaltet eine mobile App mit Aufgabenlisten und übernimmt die Bezahlung der Reinigungskräfte. Die Kosten betragen ca. 8–12 $ pro Unterkunft pro Monat.

Lohnenswert, wenn: du mehrere Reinigungskräfte hast (nicht nur eine Vertrauensperson), du für andere Eigentümer co-hostest und Dokumentationspfade benötigst, oder dein Reinigungsbetrieb so komplex ist, dass eine Tabelle wirklich an seine Grenzen stößt. Bei 1–5 Unterkünften mit einer vertrauten Reinigungskraft deckt der Google-Sheets-Ansatz 90 % von dem ab, was Turno kann — bei null Kosten.

Feature-Vergleich

Das Fazit

1 Unterkunft, 1 Vertrauensperson: Der kostenlose Smoobu-Reinigerzugang reicht vollständig. Die Kalenderansicht ist alles, was die Reinigungskraft wissen muss.

3–10 Unterkünfte mit demselben Team: Immer noch kein Turno nötig. Der Google-Sheets-Ansatz aus dieser Anleitung schließt die Lücken — Tier-Flags, Notizen, Stornierungsalerts — bei null Kosten.

10+ Unterkünfte, mehrere Reinigungskräfte oder Co-Hosting: Turno verdient seinen Preis. Die App-Checklisten und Fotodokumentation schaffen Nachweise, die eine Tabelle nicht replizieren kann.

Die Reinigungstabelle einrichten

1. Smoobu API-Schlüssel holen — in Smoobu: Einstellungen → Externe Integrationen → API → API-Schlüssel generieren. Sicher aufbewahren.
2. Eine leere Google-Tabelle öffnen und zu Erweiterungen → Apps Script gehen. Das Synchronisationsskript aus dem technischen Leitfaden einfügen.
3. Den CONFIG-Block aktualisieren oben im Skript — API-Schlüssel einfügen, Unterkunftsnamen setzen und ENABLE_PET_FLAG sowie ENABLE_INFANT_FLAG auf true setzen, wenn du diese Spalten möchtest.
4. Das Skript einmal ausführen — um den ersten Buchungssatz zu befüllen. Gmail- und Sheets-Berechtigungen bei der Aufforderung autorisieren.
5. Die Tabelle mit der Reinigungskraft teilen — im Nur-Ansicht-Modus (Freigeben → Leseberechtigung). Einen täglichen Trigger in Apps Script einrichten, damit die Tabelle automatisch aktualisiert wird, ohne dass du sie manuell ausführen musst.

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